Assistant(e) administration des ventes

🧑‍🔧 Quelles sont les conditions d’exercice de l’assistant administration des ventes ?

Au sein du service commercial / ventes et sous la direction d’un responsable commercial, il travaille en équipe. Ses missions peuvent être réalisées en télétravail. 

Des tâches variées selon les produits commercialisés :

Pour respecter les réglementations en vigueur, certains produits nécessitent la mise en place de procédures et de documents spécifiques concernant l’étiquetage, l’export, les douanes, etc. Selon les produits commercialisés par l’entreprise, (vins, spiritueux, cidres, sirops, jus de fruits) c’est l’ADV qui s’en charge.

Un métier en évolution :

Avec la digitalisation, les commandes / précommandes se font désormais par le biais d’interfaces numériques remplaçant peu à peu les commandes par téléphone et faisant évoluer la relation client. En parallèle, les clients ont des exigences accrues, en lien avec les cahiers des charges, complexifiant les négociations en amont et en aval.

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🧠 Que doit savoir faire l’assistant administration des ventes ?

• Planifier et suivre les activités commerciales  : il identifie les tâches prioritaires pour organiser et hiérarchiser son activité.
• Gérer la relation client : il accueille les clients et tient compte de leurs besoins pour les conseiller quant aux conditions de vente et de livraison. Après la vente, il traite les éventuelles réclamations.
• Suivre les commandes : il assure le suivi des commandes en faisant le lien entre les clients et les différents acteurs concernés.
• Assurer la transmission d’informations : il fait le lien entre les différents services de l’entreprise et transmet à chacun les informations relatives au suivi commercial.

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💡Quelles qualités et compétences doit-il avoir ?

Plus que des compétences professionnelles, il doit développer des qualités humaines et relationnelles :

Des compétences professionnelles indispensables :

• Capacité d’analyse et de synthèse :  il sait exploiter, suivre des consignes précises et produit des informations fiables et pertinentes.
• Capacité à innover : il fait face à des situations concrètes en mobilisant les bons outils, méthodes et savoirs en fonction de son environnement. Il est conscient de l’impact de ses choix sur la production. Il propose des évolutions des processus et adapte sa façon de travailler pour améliorer la productivité et la qualité du service de l’entreprise.
• Adaptabilité et réactivité : observateur, il anticipe les situations imprévues afin d’imaginer de nouvelles solutions et d’adapter ses réponses et actions.
• Compréhension du client : il analyse en détail les besoins et les attentes de ses clients pour leur fournir une réponse adaptée.

Des qualités personnelles au service du métier d’assistant administration des ventes :

• Autonomie et sens de l’organisation : il gère son temps, anticipe les besoins et s’adapte aux imprévus tout en respectant un cadre défini et des délais fixés.
• Curiosité professionnelle : il suit les évolutions du secteur et il continue de se former pour enrichir ses connaissances et actualiser ses compétences.
• Gestion du stress et persévérance : dans un environnement changeant, il sait faire face aux impératifs de temps et aux contraintes physiques en prenant de la distance et en restant maître de lui-même et de la situation. Confronté à l’échec, il poursuit ses objectifs en restant motivé.
• Aisance dans la communication : à l’oral comme à l’écrit, il adapte sa communication à ses différents interlocuteurs et au média utilisé. Il sait argumenter et expliquer ses choix en fonction du contexte.
• Travail en équipe : il collabore avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise et différents experts. Il gère avec recul les situations complexes en adaptant son comportement à son interlocuteur et en s’appuyant sur des éléments objectifs.

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🎓 Comment devenir assistant administration des ventes ?

Les voies d’accès :

Il est nécessaire d’avoir une certification de niveau 4 (Baccalauréat, Baccalauréat professionnel, Brevet Professionnel) dans le domaine de la vente ou de la relation client. 

L’expérience requise :

Il est souhaité d’avoir une connaissance ou une première expérience en rapport avec les produits commercialisés ou dans le domaine de l’entreprise (vins, spiritueux, cidres, sirops, jus de fruits).

Des passerelles envisageables :

Le métier d’acheteur de matières sèches offre de belles opportunités d’évolution telles que :

• Commercial(e).